Le contrôle des factures fournisseurs
L'entrepreneur doit vérifier les factures fournisseurs reçues. Panorama des principaux contrôles:
1. Les données du fournisseur
Vous devez vérifier que toutes les informations du fournisseur sur la facture sont exactes: Nom, adresse, contacts, information du registre de commerce et des sociétés, etc. Des informations erronées peuvent être le signe d'une fausse facture et donc d'une tentative de fraude.Lorsque cela est requi, la société doit communiquer son numéro de TVA intracommunautaire.
2. Les données du client
Il s'agit des informations concernant votre société. Vérifier que ces informations sont exacts.Dans certains cas, le fournisseur doit mentionner sur la facture le numéro de TVA intracommunautaire de son client.
3. Les produits et prestations vendues
Les informations relatives aux produits et services doivent correspondre au bon de commande, au contrat, au bon de livraison.
4. Les impôts et taxes présentées
La Taxe sur la Valeur Ajoutée - TVA
Vous devez vous assurer que la TVA reportée est celle applicable dans le cadre de la prestation de service ou de la marchandise livrée en prenant en compte les différents information: le taux, le lieux: lieu de départ de la marchandise, lieu de livraison, lieu de réalisation de la prestation...En cas de doute, contacter votre expert comptable.
Dans certaines circonstance, votre entreprise aura à payer la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).
Les autres taxes
Il existe de nombreuses autres taxes en fonction des services et des marchandises vendues. Vous devez vous assurer que celles-ci soient bien présentes sur la factures.
5. Les coordonnées bancaires pour le virement
Pour éviter les fraudes, nous vous conseillons de toujours vérifier les coordonnées bancaires de vos fournisseurs. Si celles-ci ont été modifiées, confirmer par un autre moyen ces informations. N'utilisez pas les informations fournies sur la facture pour contacter l'entreprise mais des contacts que vous avez eu précédemment.Demander à ce que l'entreprise vous envoie un Relevé d'Identité Bancaire ou RIB.
6. La référence sur le virement
Reportez sur votre virement les informations clés de la facture: le numéro de facture, la référence de votre fournisseur et votre référence afin de pouvoir retrouver rapidement et facilement les informations lors du suivi des paiements.
Que faire si une facture fournisseur est erronée?
Vous devez contacter votre fournisseur afin qu'il vous fasse parvenir une note de crédit sur la facture erronée ainsi qu'une nouvelle facture.La Note de crédit est également appelée Avoir ou facture d'avoir.
Autres cas
Pour les acomptes, il est important de recevoir une facture pour le montant de l'acompte. Au Luxembourg, la TVA est due sur les acomptes.