00352 661 801 200

Comment vérifier le numéro de TVA d'un prestataire ou d'un client européen?

La Taxe sur la Valeur Ajoutée est l'un des principaux impôts des états de l'Union Européenne. Il est collecté par les entreprises qui doivent s'assurer du bon traitement de leurs transactions notamment intracommunautaire et le mécanisme d’auto-liquidation de la TVA. Pour cela, les entreprises européennes disposent d'un outil gratuit VIES mis à disposition par la Commission Européenne.

Quel est le lien vers l'outil de contrôle du numéro TVA?

La commission de l'Union Européenne met à la disposition des entreprises un outil de contrôle des numéros de TVA: VIES un Système automatisé d'information sur la TVA (ou en anglais: VAT Information Exchange System). Cet outil est gratuit et librement accessible via le site internet de l'Union Européenne. Il est indispensable dans le cadre des contrôles des factures et notamment lors de transactions au sein de l'Union Européenne, également appelées transactions intracommunautaires faisant intervenir l’auto liquidation (ou "reverse charge" en anglais).

VIES, l'outil de validation du numéro de TVA!

Les informations à renseigner:

Pour vérifier la validité d'un numéro de Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) d'une société établie dans un pays de l'Union Européenne vous devez disposer:● État Membre: L'État Membre de l'Union Européenne dans lequel la société a un numéro de TVA valide;● Numéro de TVA: Le numéro de TVA de la société que vous devez valider (sans les deux lettres représentant le pays déjà renseigner dans le premier champ.● Regardez l'image, dans le deuxième champ, le code pays est déjà renseigné.Vous n'êtes pas obligé de remplir les deux champs suivants: Etat-Membre du demandeur et Numéro de TVA.

Contrôle d'un numéro de TVA, l'outil VIES de la commission européenne

Les informations à contrôler:

En validant le formulaire dûment rempli, vous obtiendrez les informations suivantes concernant l'entité:Le résultat du contrôle:● Lorsque le numéro de TVA est valide: "Oui, numéro de TVA valide" ou● Lorsque le numéro de TVA n'est pas valide: "Numéro de TVA non valide pour les transactions trans-frontières dans l’UE (voir la FAQ, questions 7, 11, 12, 13 et 20 pour en savoir plus). Le titulaire du numéro de TVA peut contacter les autorités compétentes pour une correction ou une clarification: lien vers l'autorité administrative compétente".Vous devez également contrôler les différents champs:● État Membre: information que vous aviez renseignée● Numéro de TVA: information que vous aviez renseignée● Date de réception de la demande: ce contrôle est valable à une date donnée● Nom: Le nom de l'entité immatriculée. Vérifier que le nom indiqué correspond à celui renseigné sur les documents contrôlés● Adresse: L'adresse indiquée doit correspondre à celle que vous avez sur le document contrôlé et à celle que le tiers vous a communiqué● Numéro d'identification: un code est communiqué lorsque vous renseignez les champs de la deuxième partie du formulaire.Pour documenter votre contrôle, il est important de conserver une preuve de type impression PDF ou papier et des différents contrôles effectués.

Que faire en cas de numéro de TVA invalide par VIES?

Si le numéro de TVA communiqué sur le document est invalide ou les informations liées erronées par rapport à celles communiquées, il est préférable de refuser la facture ou le document en demandant au tiers d'effectuer les contrôles et modifications nécessaires. Ce peut également être dans certain cas un indice de fraude. Il est donc conseiller de s'adresser à son contact habituel au moyen de canaux de communication connus et maîtrisés.Il est également possible que les démarches d'immatriculation à la TVA viennent d'être entreprises par le tiers. Dans ces conditions, il est possible mais ces mises à jour sont rapidement effectuées par les autorités des pays de l'Union Européenne. Il est préférable de reporter directement ces incohérences au tiers et suspendre les transactions.Il est préférable d'effectuer ces contrôles à priori au moment de la signature des contrats ou des bons de commande.