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Qu'est-ce que l'archivage à valeur probante des documents électroniques, le coffre-fort numérique?

Les entreprises utilisent des documents électroniques dont certains utilisent des signatures électroniques. Ces documents digitaux doivent être conservés selon certains critère afin de garantir leur valeur probatoire. Les entreprises ont besoin de maîtriser le cycle de vie du document, le coffre fort numérique est l'un des moyens les plus adapté.

L'utilité des coffres forts numériques

Les entreprises utilisent des documents électroniques dans différents contextes, soit en dématérialisant des documents papiers, soit en produisant directement des documents numériques pour un usage interne ou des documents communiqués à des tiers.Les principaux documents bénéficiant de la digitalisation sont:● les factures● les bulletins de paie● les contrats de travail,● les contrats commerciaux ainsi que les documents liés comme les bons de commande,● les documents administratifs,● les comptes rendus de réunionPour les entreprises, la conservation des documents dans un espace sécurisé est primordiale. Il faut également assurer la bonne gestion des information et le respect des règles fiscales propres à chaque pays. La valeur juridique et fiscale des informations archivées dépendra des caractéristiques des documents et des espaces de stockage numérique.

Les points clés des documents numériques lors du stockage

Les entreprises et leurs employés doivent porter une attention particulière au traitement des documents numérique lors de leur stockage et archivage dans un environnement électronique. Le processus de traitement des fichier numériques doit comprendre quelques étapes afin de garantir la qualité du stockage puis de l'archivage:● Taguer les documents en incluant des métadonnées afin de faciliter leur gestion.● Le format des documents pour assurer la sérénité de la lecture du contenu du document.● Le chiffrement du document si nécessaire et les informations liées au contrôle de ce chiffrement● Le contrôle des signatures électroniques, des cachets serveurs, de l'horodatage électroniqueComme pour l'archivage physique, la préparation du traitement des documents numériques est indispensable notamment dans le cadre des obligations lié à la protection des données personnelles suite à l'adoption du RGPD en Europe.

Les obligations des fournisseurs de service de coffre-fort numérique vis à vis de leurs clients

Les fournisseurs de services de coffre-fort numérique ont des obligations d'information vis à vis de leurs prospects et clients. Ces données doivent être claires, loyales et transparentes. Elle concerne principalement les modalités de fonctionnement et d'utilisation du service.Les contrats liés aux services de coffre-fort numérique doivent stipuler de manière lisible et compréhensible, les informations suivantes :● Le type d'espace mis à sa disposition et les conditions d'utilisation associées ;● Les mécanismes techniques utilisés ;● La politique de confidentialité ;● L'existence et les modalités de mise en œuvre des garanties de bon fonctionnement: la disponibilité;● Son engagement sur la conformité du service aux exigences fixées par la loi.Les informations doivent être disponible sur le site internet de l'entreprise et mises à jour.

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Les points techniques des coffres forts à vérifier

Les fournisseurs de services de coffre-fort numérique exposent dans un dossier technique. Ce document détaille l'intégrité, la disponibilité et l'exactitude de l'origine des données et documents stockés dans le coffre-fort numérique sont garanties par des mesures de sécurité adaptées et conformes à l'état de l'art.Les opérateurs auront l'obligation de tracer les opérations réalisées sur les données et documents stockés dans le coffre-fort numérique. Ils s'assureront de la disponibilité de cette traçabilité pour l'utilisateur en mettant en œuvre les mesures suivantes :● L'enregistrement et l'horodatage des accès et tentatives d'accès ;● L'enregistrement des opérations affectant le contenu ou l'organisation des données et documents de l'utilisateur ;● L'enregistrement des opérations de maintenance affectant les données et documents stockés dans les coffres-forts numériques.Les durées de conservation de ces données de traçabilité seront mentionnées dans les contrats de fourniture de service de coffre-fort électronique.