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Principales fonctions et formules Excel pour les comptables et les reportings

Les principales fonctions et formules Excel pour les comptables

Dans les directions administratives et financières, il est indispensable d'utiliser des formules et les fonctions Excel afin de gagner en efficacité. Nous vous proposons quelques unes des formules que nous utilisons dans notre cabinet d'expertise comptable et pour lesquelles nous proposons également des formations.Nous avons identifié plusieurs catégories de formule en fonction de leurs usages: fonctions logiques, de position, horaires, texte, présentation des nombre, statistiques et mathématiques.Nous présentons également l'équivalent de ces formules en anglais comme le paramétrage des fichiers Excel peut varier.

Fonctions logiques

Considéré un ensemble respectant plusieurs règles - ET / AND

Cette fonction "ET" permet de s'assurer du respect de plusieurs règles, conditions, critères choisi.Structure de la formule: ET("condition 1";"condition 2")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =ET(A1>25;A1<100), la valeur renvoyée est Vrai, faux ou #N/A en fonction de la valeur de la cellule A1.

Considéré un ensemble respectant au moins une règle - OU / OR

Cette fonction "OU" permet de s'assurer du respect de plusieurs règles, conditions, critères choisi.
Structure de la formule: OU("condition 1";"condition 2")
Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =OU(A1<25;A1>100), la valeur renvoyée est Vrai si l'une des conditions est respectée autrement la valeur renvoyée est faux.

Tester les conditions d'une cellule ou valeur - SI / IF

Cette fonction "SI" permet de tester les conditions d'une cellule ou d'une valeur et de renvoyer une autre valeur: Si la cellule A1 est égale à la cellule B1 alors la valeur est la cellule C1 autrement la valeur est la cellule D1.Structure de la formule: Si("condition";"alors";"autrement")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =SI(A1=3;2;1), si la valeur de la cellule A1 est "3" alors la valeur renvoyée est "2" autrement la valeur renvoyée est "1".

Fonctions de positionnement

Trouver la référence de la colonne - COLONNE / COLUMN

Cette fonction "COLONNE" permet de renvoyer le numéro de référence de la colonne.Structure de la formule: COLONNE("coordonnée de la cellule")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =COLONNE(C2), la valeur renvoyée est 3.

Trouver la référence de la ligne- LIGNE / ROW

Cette fonction "LIGNE" permet de renvoyer le numéro de référence de la ligne.Structure de la formule: LIGNE("coordonnée de la cellule")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =LIGNE(C2), la valeur renvoyée est 2.

Obtenir la position d'un caractère dans une chaîne de caractère - CHERCHE / SEARCH

Cette fonction "CHERCHE" permet de rechercher dans un caractère et de renvoyer la position du premier caractère trouvé dans la chaîne de caractère.Structure de la formule: CHERCHE("caractère recherché";"liste de caractères")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =CHERCHE("-";"00238 - ceci est une formule Excel"), la valeur renvoyée est la valeur 7.

Obtenir la position dans une liste - RECHERCHE / LOOKUP

Cette fonction "RECHERCHE" permet de rechercher dans une liste une valeur et de renvoyer la valeur équivalente d'une autre liste.Structure de la formule: RECHERCHE("valeur recherchée";"liste 1";"liste 2")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =RECHERCHE("achat";A:A;B:B), la valeur renvoyée est la valeur de la colonne B qui correspond à la même ligne que la valeur recherchée dans la colonne A.

Recherche verticale et horizontale dans un tableau - RECHERCHEX / XLOOKUP

Cette fonction "RECHERCHEX " permet de chercher une valeur dans un champ en fonction d'un critère sélectionné.Structure de la formule: RECHERCHEX("valeur cherchée","zone de recherche","zone de données à renvoyer") sont les trois critères obligatoires mais des options sont accessibles pour faciliter les recherches.Exemple : plus d'information sur la page dédiée à cette formule Excel.

Recherche verticale dans une matrice - RECHERCHEV / VLOOKUP

Cette fonction "RECHERCHEV " permet de chercher des valeurs en fonction de la première colonne de la matrice sélectionnée.Structure de la formule: RECHERCHEV ("valeur recherchée";"matrice";"numéro de la colonne";"approximation souhaitée : VRAI pas d'approximation, FAUX: renvoi la valeur la plus proche")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =RECHERCHEV (« pays»;C10:H30;3;VRAI), la valeur renvoyée est la valeur de la 3 ème colonne de la matrice qui correspond à la même ligne que la valeur recherchée dans la 1ère colonne de la matrice.

Recherche Horizontale dans une matrice - RECHERCHEH / HLOOKUP

Cette fonction "RECHERCHEH " permet de chercher des valeurs en fonction de la première ligne de la matrice sélectionnée.Structure de la formule: RECHERCHEH ("valeur recherchée";"matrice";"numéro de la ligne";"approximation souhaitée : VRAI pas d'approximation, FAUX: renvoi la valeur la plus proche")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =RECHERCHEH (« pays»;C10:H30;3;VRAI), la valeur renvoyée est la valeur de la 3 ème ligne de la matrice qui correspond à la même ligne que la valeur recherchée dans la 1ère ligne de la matrice.

Compter le nombre de cellule non vide - NB / COUNT

Cette fonction "NB" permet de compter le nombre de cellule non vide dans une plage de données.Structure de la formule: NB("plage de données")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =NB(C10:H30), la valeur renvoyée est le nombre de cellule non vide dans la place de données.

Compter le nombre d'arguments dans une plage de cellule - NB.SI / COUNTIF

Cette fonction "NB.SI" permet de compter le nombre de cellule contenant un argument spécifique dans une plage de données.Structure de la formule: NB("plage de données";"critère recherché")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =NB(C10:H30;"Paris"), la valeur renvoyée est le nombre de cellule contenant "Paris" dans la plage de données.

Illustration

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Fonctions de horaires: dates et heures

Identifier l'année à partir d'une date - ANNEE / YEAR

Cette fonction "ANNEE" permet de renvoyer l'année de la date identifiée.Structure de la formule: ANNEE("date")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =ANNEE("31/12/2019"), la valeur renvoyée est 2019.

Identifier le mois à partir d'une date - MOIS / MONTH

Cette fonction "MOIS" permet de renvoyer l'année de la date identifiée.
Structure de la formule: MOIS("date")
Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =MOIS("31/12/2019"), la valeur renvoyée est 12.

Identifier l'année à partir d'une date - JOUR / DAY

Cette fonction "JOUR" permet de renvoyer l'année de la date identifiée.
Structure de la formule: JOUR("date")
Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =JOUR("31/12/2019"), la valeur renvoyée est 31.

Obtenir la date du jour - AUJOURDHUI / TODAY

Cette fonction "AUJOURDHUI" permet de renvoyer la date du jour dans la cellule Excel.
Structure de la formule: AUJOURDHUI()
Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =AUJOURDHUI(), la valeur renvoyée est la date du jour sous la forme "JJ/MM/AAAA".

Obtenir la date du jour - FIN.MOIS / EOMONTH

Cette fonction "FIN.MOIS" permet de renvoyer la date de la fin du mois en cours.
Structure de la formule: FIN.MOIS("date","option: 0 - le mois en cours, -1 le mois précédent, 1 le mois suivant")
Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =FIN.MOIS("30/12/2019",0), la valeur renvoyée est "31/12/2019".

Obtenir le nombre de jours ouvrés sur une période - NB.JOURS.OUVRES / NETWORKDAYS

Cette fonction "NB.JOURS.OUVRES " permet de compter le nombre de jours ouvré sur une période.Structure de la formule: NB.JOURS.OUVRES ("date de début de la période","date de fin de la période")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =NB.JOURS.OUVRES ("26/12/2019","30/12/2019"), la valeur renvoyée est 4, car il y a un week-end au cours de la période.

Fonctions texte

Compter le nombre de caractère d'une cellule - NBCAR / LEN

Cette fonction "NBCAR" permet de renvoyer le nombre de caractères utilisés de la cellule, espaces compris.Structure de la formule: NBCAR("cellule").Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =NBCAR("31/12/2019"), la valeur renvoyée est 11.

Remplacé un texte par un autre- REMPLACER / REPLACE

Cette fonction "REMPLACER" permet de remplace l’ancien texte d’une nouvelle chaîne de caractères par rapport à la place des caractères.
Structure de la formule: REMPLACER("lien vers la cellule","numéro du 1er caractère à remplacer","nombre de caractère à remplacer";"nouveau texte")
Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =REMPLACER(A1; 3; 2; "20"), si A1="2008", la valeur renvoyée est "2020".

Remplacé un texte par un autre - SUBSTITUE / SUBSTITUTE

Cette fonction "SUBSTITUE " permet de remplace l’ancien texte d’une nouvelle chaîne de caractères en recherchant le texte dans la suite de caractères.Structure de la formule: SUBSTITUE ("lien vers la cellule","texte à remplacer","nouveau texte")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =SUBSTITUE (A1;"Il";"Elle"), si A1="Il part en vacances", la valeur renvoyée est "Elle part en vacances".

Identifier les données "texte" - ESTTEXTE / ISTEXT

Cette fonction "ESTTEXTE" permet d'identifier les données sous forme de texte.
Structure de la formule: ESTTEXTE("valeur de la cellule")
Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =ESTTEXTE("Ceci est un texte"), la valeur renvoyée est Vrai.

Obtenir la date du jour - LIEN_HYPERTEXTE / HYPERLINK

Cette fonction "LIEN_HYPERTEXTE" permet de renvoyer la date de la fin du mois en cours.Structure de la formule: LIEN_HYPERTEXTE("emplacement_lien","description du lien")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =LIEN_HYPERTEXTE("https://www.digits.solutions"; "Expertise comptable, formation, conseils numériques"), la valeur renvoyée est "Expertise comptable, formation, conseils numériques".

Convertir les données en format "texte" - TEXTE / TEXT 

Cette fonction "TEXTE" permet de convertir les données en format Text.Structure de la formule: TEXTE("valeur de la cellule")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =TEXTE("123"), la valeur renvoyée est le chiffre 123 en format texte.

Comparer deux textes - EXACT / EXACT 

Cette fonction "TEXTE" permet de s'assurer que deux textes dans deux cellules sont identiques.Structure de la formule: TEXTE("Text1";"Texte2")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =TEXTE("Texte";"Texte"), la valeur renvoyée est "Vrai".

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Fonction de présentation des nombres

Arrondir un nombre - ARRONDI / ROUND

Cette fonction "ARRONDI" permet d’arrondir un nombre en choisissant le nombre de chiffres après la virgule.Structure de la formule: ARRONDI("Nombre à arrondir";"Nombre de chiffre après la virgule")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =ARRONDI(25,85569;2), la valeur renvoyée est 25,86.Les variantes : Les variantes apportent des précisions sur les règles d'arrondi: ● ARRONDI.SUP arrondira le nombre à la valeur supérieure,● ARRONDI.INF arrondira le nombre à la valeur inférieure,● ARRONDI.AU.MULTIPLE arrondira le nombre à un multiple prédéfini comme par exemple au 0,5 plus proche.

Transformer un nombre en chiffres arabes en chiffres romains - ROMAIN / ROMAN

Cette fonction "ROMAIN" permet de transformer les nombres en chiffres arabes entiers en chiffres romains.Structure de la formule: ROMAIN("le nombre en chiffres arabes")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =ROMAIN(2019), la valeur renvoyée est MMXIX.

Transformer un nombre en chiffres romains en chiffres arabes - CHIFFRE.ARABE / ARABIC

Cette fonction "CHIFFRE.ARABE" permet de transformer les nombres en chiffres romains entiers en chiffres arabes.Structure de la formule: CHIFFRE.ARABE("le nombre en chiffres romains")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =CHIFFRE.ARABE(MMXIX), la valeur renvoyée est 2019.

Joindre des données dans une cellule - CONCATENER / CONCATENATE

Cette fonction "CONCATENER" permet d'additionner des chaînes de caractères dans une cellule.Structure de la formule: CONCATENER("chaîne 1"; "chaîne 2")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =CONCATENER("abcd";"efgh"), la valeur renvoyée est "abcdefgh".

formation PowerBI un outil de reporting au service des directions administrative et financières

PowerBI un outil de reporting au service des directions administratives et financières

Power BI est l'outil de Business Intelligence qui remplacera une partie des tâches faites par les employés sous Excel. Microsoft met en avant cet outil qui offre des possibilités d'analyse plus élaborées ainsi qu'une plus grande traçabilité des données.Découvrez notre formation à cet outil!

Fonctions statistiques

Chercher la plus grande valeur d'une liste - GRANDE.VALEUR / LARGE

Cette fonction "GRANDE.VALEUR " permet de connaître la plus grande valeur d'une liste.Structure de la formule: GRANDE.VALEUR ("plage 1"; "type: 1: la plus grande valeur, 2, la seconde plus grande valeur, 3...")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =GRANDE.VALEUR (A1:L1;1), la valeur renvoyée est la plus grande valeur de la plage de cellules considérée.

Chercher la plus petite valeur d'une liste - PETITE.VALEUR / SMALL

Cette fonction "PETITE.VALEUR " permet de connaître la plus petite valeur d'une liste.Structure de la formule: PETITE.VALEUR ("plage 1"; "type: 1: la plus petite valeur, 2, la seconde plus petite valeur, 3...")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =PETITE.VALEUR (A1:L1;1), la valeur renvoyée est la plus petite valeur de la plage de cellules considérée.

Rechercher la valeur maximale d'une sélection - MAX / MAX

Cette fonction "MAX" permet de connaître la valeur maximale d'une sélection ou la valeur retenue.Structure de la formule: MAX("plage 1"; "ou montant maximum")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =MAX (A1:L1;195), la valeur renvoyée est la plus grande valeur de la plage de cellules considérée ou la valeur 195.

Rechercher la valeur minimale d'une sélection - MIN / MIN

Cette fonction "MIN" permet de connaître la valeur minimale d'une sélection ou la valeur retenue.Structure de la formule: MIN("plage 1"; "ou montant minimum")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =MIN(A1:L1;195), la valeur renvoyée est la plus petite valeur de la plage de cellules considérée ou la valeur 195.

Trouver la valeur médiane d'une série de données - MEDIANE / MEDIAN

Cette fonction "MEDIANE" permet de connaître la valeur médiane d'une série de données.Structure de la formule: MEDIANE("plage 1"; "plage2")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =MEDIANE(A1:L1), la valeur renvoyée est la valeur médiane de la plage de cellules considérée.

Trouver la valeur moyenne d'une série de données - MOYENNE / AVERAGE

Cette fonction "MOYENNE" permet de connaître la valeur moyenne d'une série de données.Structure de la formule: MOYENNE("plage 1"; "plage2")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =MOYENNE(A1:L1), la valeur renvoyée est la valeur moyenne de la plage de cellules considérée.Les variantes : Les variantes apportent des calculs de moyenne sur d'autres bases : MOYENNE.GEOMETRIQUE, MOYENNE.HARMONIQUE, MOYENNE.REDUITE et MOYENNE.SI.

Trouver le nombre de répétition d'une valeur dans une série de données - MODE / MODE

Cette fonction "MODE" permet de connaître le nombre d'occurrence dans une série de données.Structure de la formule: MODE("plage 1"; "plage2")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =MODE(1;2;3;5;8;2;4;2;7), la valeur renvoyée est"2".

Fonctions Mathématiques

Faire de multiple multiplications - PRODUIT / PRODUCT

Cette fonction "PRODUIT" permet de multiplier des plages de données.Structure de la formule: PRODUIT("plage 1"; "plage 2")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =PRODUIT(2;2;2;2;2), la valeur renvoyée est 32 soit la multiplication de chacune des plages entre elles.

Faire de multiple additions - SOMME / SUM

Cette fonction "SOMME" permet d'additionner des plages de données.
Structure de la formule: SOMME("plage 1"; "plage 2")
Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =SOMME(2;2;2;2;2), la valeur renvoyée est 10 soit l'addition de chacune des plages entre elles.

Faire de multiple additions avec des conditions - SOMME.SI / SUMIF

Cette fonction "SOMME.SI" permet d'additionner des plages de données selon un critère.Structure de la formule: SOMME.SI("plage de données des critères";"critère";"plage des données à additionnées")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =SOMME.SI(A1:A15;">30000";B1:B15), la valeur renvoyée est sera la somme de toutes les données "B1:B15" correspondant aux données "A1:A15" respectant le critère.

Obtenir la valeur absolue d'un nombre - ABS / ABS

Cette fonction "ABS" permet d'obtenir la valeur absolue d'une valeur donnée.Structure de la formule: ABS("valeur")Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =ABS(-43), la valeur renvoyée est le nombre 43.

Nombre PI - PI/ PI

Cette fonction "PI" permet de connaître la valeur du chiffre π.Structure de la formule: PI()Exemple : lorsque la formule dans la cellule Excel est =PI(), la valeur renvoyée est le chiffre π 3,14159265358979.

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