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Quels sont les frais de déplacements professionnels remboursables au Luxembourg?

En tant que chef d'entreprise, vos salariés ont de nombreux déplacements professionnels au Luxembourg et à l'étranger. Vous souhaitez vous assurer de la conformité de votre procédure de remboursement des frais de route et de séjour avec la loi luxembourgeoise. Dans cet article nous aborderons les différents aspects au regard de la loi applicable depuis le 1er janvier 2019.

Deux possibilités s'offrent aux entreprises

Les entrepreneurs ont la possibilité de choisir entre deux modes de remboursement de frais professionnels: l'indemnisation forfaitaire ou l'indemnisation au réel. Il ne faut pas confondre les remboursements de frais et les avantages en nature.

Les frais de déplacements professionnels au Luxembourg

Le remboursement au réel des frais professionnels

La considération par l'entrepreneur des frais réels repose sur les justificatifs présentés par le salarié. Tous les justificatifs doivent être transmis avant le remboursement et approuvés suivant la procédure interne mise en place dans l'entreprise. L'entreprise doit conserver les documents originaux.

Les obligations de l'entreprise

Collecter tous les documents originaux payés par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Dans le cas où un employé n'aurait pas conservé une note d'hôtel, seulement 20% de l'indemnité forfaitaire de nuit peut être accordée, d'autre part, tous les remboursements qui ne font pas l'objet d'un justificatif sont imposables.

Avantages pour les entreprises

Un avantage pour les entreprises ayant optées pour le remboursement des frais réel: Dans certaines circonstances, la TVA sera récupérable par l'entreprise pour des prestations à l'étranger ou au Luxembourg.

L'indemnité forfaitaire des frais professionnels

Dans ces conditions, l'employeur remet au salarié une allocation forfaitaire afin de couvrir les frais qui devront être supporté par l'employé au cours de la mission. Les frais de séjour incluent deux types d'indemnités: l'indemnité jour comprend les deux repas principaux et tous les autres frais: communication, et l'indemnité nuit, l'hébergement avec le service et les taxes ainsi que le petit déjeuner.

Les frais de déplacements effectués avec un moyen personnel sont déductibles.

Dans le cas où les employeurs versent plusieurs indemnités: frais de route, frais de séjours... toutes les indemnités doivent être ventilées par jour. D'autre part, le montant des indemnités ne peuvent être supérieures à celles accordées aux fonctionnaires de l'Etat.

Pour certaines professions et salariés, tels que les salariés travaillant sur des chantiers, les indemnités suivent des conditions particulières.

Les indemnités de jour et de nuit

Les montants maximums des indemnités pour les salariés des entreprises luxembourgeoises sont fixés comme suit par le Règlement du Gouvernement en Conseil du 19 décembre 2018 fixant les indemnités sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l’État:

  • Pays / Villes

    Indemnité de jour en EUR

    Indemnité de nuit en EUR

  • Luxembourg

     14

     56

  • Allemagne

     60

     195

  • Berlin

    60

    200

  • Munich

    60

    200

  • Belgique

     50

     150

  • Bruxelles

    60

    220

  • France

     60

    220

  • Paris

     60

    250

  • Strasbourg

     60

    250

  • ...

    ...

    ...

Les indemnités pour les autres villes et pays peuvent être consultés en bas de l'article.

Le cadre fiscal

Toutes les indemnités dans les limites fixées par la loi sont exonérées de charges sociales et d'impôts. Si l'entreprise a opté pour un remboursement sur la base des frais réels, ceux-ci sont également déductibles.Point d'attention: Les montants doivent être raisonnable et cohérent par rapport au chiffre d'affaires généré ou aux perspectives d'activité dans le cadre de démarches commerciales.

Les différents types de frais

Le remboursement des déplacements

L'indemnisation des frais de route n'est jamais forfaitaire. Dans le cadre de l'utilisation d'un véhicule personnel du salarié, celui-ci sera remboursé sur la base de l'indemnité kilométrique de 0.3 EUR par kilomètre sur la base du trajet le plus court entre son lieu de travail habituel ou d'habitation et le lieu de mission.Si l'employé utilise l'avion, le tarif maximum reconnu par l'administration est basé sur le prix du billet en classe économique pour les trajets en Europe ou en classe affaire pour le reste du monde.Si l'employé utilise le train, le tarif maximum reconnu par l'administration est basé sur le prix du billet de première classe.

Les frais de bouche

Les frais de bouche incluent tous les frais relatifs aux restaurants et autres frais de restauration.Si l'entreprise choisi l'option du forfait pour ses salariés, ces frais seront inclus dans l'indemnité de jour ou les indemnités de nuit concernant le petit déjeuner.

Les frais d'hébergement

Les frais d'hébergement rentrent dans la catégorie des indemnités de nuit: chambre d'hôtel, petit déjeuner, taxes et autres services.