00352 661 801 200

Quelles sont les obligations en matière de facture électronique au Luxembourg?

La facture électronique au Luxembourg est organisé par la loi du 16 mai 2019. Cette réglementation luxembourgeoise présente les obligations relatives aux facturations électroniques dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession.La réception et le traitement des factures électroniques par les institutions luxembourgeois est entré en vigueur le 18 avril 2019. Cependant, l'administration luxembourgeoise (les pouvoirs adjudicateurs sous-centraux et les entités adjudicatrices) devront autoriser la réception et pouvoir traiter les factures électroniques le 18 avril 2020 au plustard.

Quelles sont les entreprises concernées?

Concernant la facturation des marchés publiques par les entreprises

La présente loi s’applique aux factures électroniques émises à l’issue de l’exécution des marchés ou des contrats auxquels la loi du 26 décembre 2012 sur les marchés publics de la défense et de la sécurité, la loi du 3 juillet 2018 sur l’attribution de contrats de concession et portant modification du Code pénal, du Code du travail et de la loi modifiée du 10 novembre 2010 instituant les recours en matière de marchés publics ou la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics s’appliquent.La présente loi ne s’applique pas aux factures électroniques émises à l’issue de l’exécution de marchés relevant du champ d’application de la loi du 26 décembre 2012 sur les marchés publics de la défense et de la sécurité, lorsque la passation et l’exécution du marché sont déclarées secrètes ou doivent s’accompagner de mesures particulières de sécurité, conformément aux dispositions législatives, réglementaires ou administratives en vigueur et à condition que le pouvoir adjudicateur ait déterminé que la protection des intérêts essentiels concernés ne peut être garantie par des mesures moins intrusives.

Concernant la facturation entre entreprise

Il n'existe pas au Luxembourg de loi spécifique pour ces factures électroniques entre entreprises (BtoB). Les entreprises peuvent par conséquent utiliser les factures électroniques. Il est cependant fortement conseiller de respecter les bonnes pratiques pour anticiper tout problème qui pourrait survenir lors de la relation commerciale et notamment en matière de paiement.

Les élements essentiels de la facture électronique au Luxembourg

Les éléments essentiels d’une facture électronique sont, entre autres :● Les identifiants de processus et de facture: Le numéro de la facture;● la période de facturation ;● les renseignements concernant le vendeur ;● les renseignements concernant l’acheteur ;● les renseignements concernant le payeur ;● les renseignements concernant le représentant fiscal du vendeur ;● la référence du contrat ;● les détails concernant la fourniture ;● les instructions relatives au paiement ;● les renseignements concernant les déductions ou frais supplémentaires ;● les informations concernant les postes figurant sur la facture ;● les montants totaux de la facture ;● la répartition par taux de TVA.

Les factures électroniques au Luxembourg

Quelques définitions concernant les factures électroniques

Facture électronique

La facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique ;

Eléments essentiels d’une facture électronique

Les éléments d’une facture électronique sont un ensemble d’informations essentielles qui doit figurer dans une facture électronique pour permettre l’interopérabilité transfrontière, y compris les informations nécessaires pour assurer le respect de la législation ;

Modèle sémantique de données

Le modèle sémantique de données est un ensemble structuré de termes et de significations logiquement corrélés spécifiant les éléments essentiels d’une facture électronique ;

Syntaxe

La syntaxe est le langage ou le dialecte lisible par une machine qui est utilisé pour représenter les éléments de données contenus dans une facture électronique ;

Pouvoirs adjudicateurs

Les pouvoirs adjudicateurs s'entendent au sens de l’article 3, point 21, de la loi du 26 décembre 2012 sur les marchés publics de la défense et de la sécurité, au sens de l’article 6, point 1, de la loi du 3 juillet 2018 sur l’attribution de contrats de concession et portant modification du Code pénal, du Code du travail et de la loi modifiée du 10 novembre 2010 instituant les recours en matière de marchés publics et au sens de l’article 2, lettre a, de la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics. Selon la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics, les pouvoirs adjudicateurs sont l'État, les communes, les organismes de droit public ou les associations formées par une ou plusieurs de ces autorités ou un ou plusieurs de ces organismes de droit public.

Pouvoirs adjudicateurs sous-centraux

Les pouvoirs adjudicateurs sous-centraux, au sens de l’article 2, lettre c, de la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics, est tous les pouvoirs adjudicateurs qui ne sont pas des autorités publiques centrales.

Centrale d’achat

Une centrale d’achat, au sens de l’article 4, lettre g, de la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics, est un pouvoir adjudicateur qui réalise des activités d'achat centralisées et éventuellement des activités d'achat auxiliaires.

Entités adjudicatrices

Les entités adjudicatrices au sens de de l’article 3, point 21, de la loi du 26 décembre 2012 sur les marchés publics de la défense et de la sécurité, au sens de l’article 7 de la loi du 3 juillet 2018 sur l’attribution de contrats de concession et portant modification du Code pénal, du Code du travail et de la loi modifiée du 10 novembre 2010 instituant les recours en matière de marchés publics et au sens de l’article 87 de la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics ;

Norme européenne

La norme européenne correspond au sens de l’article 2, point 1) b), du règlement (UE) n° 1025/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif à la normalisation européenne, modifiant les directives 89/686/CEE et 93/15/CEE du Conseil ainsi que les directives 94/9/CE, 94/25/CE, 95/16/CE, 97/23/CE, 98/34/CE, 2004/22/CE, 2007/23/CE, 2009/23/CE et 2009/105/ CE du Parlement européen et du Conseil et abrogeant la décision 87/95/CEE du Conseil et la décision n° 1673/2006/CE du Parlement européen et du Conseil.

Formation: Gérer et contrôler les risques liés aux transactions numériques

Formation Gestion et contrôle des risques liés aux transactions électroniques en entreprises signatures électroniques, gestion des documents numériques

Cette formation vous permettra de maîtriser les différents types de signatures électroniques, leurs conditions d'utilisation, les procédures à mettre en place, l’authentification des tiers...

>> Voir le programme, les dates et s'inscrire à la formation sur la gestion de le contrôle des transactions électroniques: esignature, edocs, identification, authentification

Quelles sont les standards applicable?

D'un point de vu organisationnel

Les factures électroniques envoyées par les entreprises aux pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices doivent être conformes avec la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique qui définit le modèle sémantique de données d’une facture électronique ainsi qu’avec l’une des syntaxes figurant sur la liste la plus récente publiée par la Commission européenne.Dans ce cadre, un modèle de facture appelé Factur-X a été mis en place par le forum de la facture électronique et des marchés publics electroniques en France et en Allemagne

D'un point de vu fiscal

L'utilisation de factures électroniques aura également un impact sur les processus fiscaux et notamment dans le recouvrement de la Taxe sur la Valeur Ajoutée, TVA. Selon la loi, l'adoption de la facture électronique est sans préjudice des dispositions de la loi modifiée du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée. Cependant, dans certains pays limitrophes l'utilisation de documents numériques implique des traitements spécifiques en matière de certificat électronique ou d'établissement de la piste d'audit fiable (PAF) comme en France.

Définition des acronymes utilisés:

TVA: Taxe sur la Valeur AjoutéePAF: Piste d'Audit Fiable

EEE : Espace Economique EuropéenFNFE-MPE : Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics

Quels sont les textes de loi applicables pour les entreprises?

Les loi et règlement applicables sont:● Le règlement (UE) n° 1025/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif à la normalisation européenne, modifiant les directives 89/686/CEE et 93/15/CEE du Conseil ainsi que les directives 94/9/CE, 94/25/CE, 95/16/CE, 97/23/CE, 98/34/CE, 2004/22/CE, 2007/23/CE, 2009/23/CE et 2009/105/ CE du Parlement européen et du Conseil et abrogeant la décision 87/95/CEE du Conseil et la décision n° 1673/2006/CE du Parlement européen et du Conseil.● La loi du 26 décembre 2012 sur les marchés publics de la défense et de la sécurité, au sens de l’article 7 de la loi du 3 juillet 2018 sur l’attribution de contrats de concession● La loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics● Loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession.